本宮市議会 2022-03-08 03月08日－03号
市では、県などによります介護福祉士資格取得支援制度などにつきまして、広報周知に努めますとともに、国の進める介護分野の文書量の半減等に基づきまして、介護現場の業務負担の軽減にも努めてまいりたいと思います。 また、介護需要の低減を図るため、各種介護予防事業にも積極的に取り組んでまいりたいと考えてございます。 以上です。 ○議長（三瓶裕司君） 市長。 ◎市長（高松義行君） 補足をさせてください。
市では、県などによります介護福祉士資格取得支援制度などにつきまして、広報周知に努めますとともに、国の進める介護分野の文書量の半減等に基づきまして、介護現場の業務負担の軽減にも努めてまいりたいと思います。 また、介護需要の低減を図るため、各種介護予防事業にも積極的に取り組んでまいりたいと考えてございます。 以上です。 ○議長（三瓶裕司君） 市長。 ◎市長（高松義行君） 補足をさせてください。
あと、介護現場の革新ということだったと思いますが、新規人材の確保と離職防止等の対策を進めるとともに、介護現場の業務改善、文書量の削減を進めるというものでございます。 また、介護現場の生産性の向上、施設の業務改善のため、マッスルスーツ等の介護ロボットの導入に向けまして、開発、実証、普及の情報の基盤整備を進めるということが予定されているところでございます。 以上、答弁といたします。
また、平成26年８月に庁内関係課による須賀川市文書管理システム検討会を設置いたし、新庁舎移転を機に文書量削減を図るため、ファイリングシステムの導入に合わせて、電子決済を含む文書管理システムの導入によるペーパーレス化の検討を行ってきたところであります。
常時使用するため本庁舎執務室内に保管されている文書につきましては、それぞれの業務内容によって、その保管量に各課でばらつきがありますが、文書量全体に対しての割合につきましては、おおむね２割となっているところであります。 今後とも、出力する紙文書の抑制や執務室の有効な活用に配慮しながら、適正な紙文書の保管に努めてまいりたいと考えております。
引っ越しの際にはかなりの量の文書を移動することになりますことから、これまでに２回、文書量の調査と文書の整理を行ってまいりました。新庁舎におきましては、現在執務室内に保管の文書量の二、三割程度に抑えることを目標に、今後も保管文書の削減に努めるとともに、新庁舎にふさわしい新たなファイリングシステムの導入に向けて検討しているところであります。
本当に小指の先ぐらいのものでも十分に文書量にすれば大変なものが記録されるようなことになるわけですので、確かに公用の機械を使われても、いわゆるそういう媒体とするものを接続すれば、それで作業したりするということは当然可能になるわけでして、特に機械によっては、庁用の機械でつくられたものを自分のパソコンなり機械を使えば十分にその再生、複製して仕事もできるという、そういう便利なものにもなっているわけです。
市民から出されました情報開示請求に係る決定期間の延長通知についてでありますけれども、文書量が多く、作業に時間を要するため、福島市情報公開条例第10条第４項の規定に基づきまして情報開示の決定期間を延長したものでございます。 ◆３番（土田聡） 議長、３番。 ○議長（横山俊邦） ３番。
Ａ版文書ファイルに適合した開架式文書棚の整備を計画的に推進するとともに、簡潔明瞭な文書づくりを推進し、文書量の減量化を推進しようとするものであります。 ３つには、事務事業の総点検についてであります。 これには、事務事業の見直し調査票を作成し、事務分掌の総点検をし、既存事務事業の洗い出しと業務執行の適正化の点検を行って参りたいと考えております。
情報公開についてのうち、初めに現在の保存文書の総数についてのおただしでありますが、市長事務局及び行政委員会等の文書管理規程に基づいて保存されている文書量は、平成８年度までの文書が約25万 5,000冊と推定しており、平成９年度末までに発生する文書を含めますと約29万 4,000冊に達するものと推定しております。
下水道部の平成８年度の文書は確かに９日間で、恐らく夜を徹してやってくれたのかなというふうに思っておりますけれども、やはりその部ごとに文書量というのは異なります。したがいまして、下水道部の場合はそれが可能だったかもわかりませんけれども、やはり部によっては相当な文書量になりますし、平成８年度の文書につきましては各課に置いてありますので、その文書整理が可能だったわけです。
しかしながら、市全体が保有する文書量は平成７年度までの分で簿冊数が約21万冊に達し、また１年間に約４万冊の文書が発生し、内容も多種多様なものが含まれております。この膨大な文書を集中管理することは不可能でありますことから、市内各施設に分散して保存せざるを得ない状態にあるため、情報目録の整備や迅速な検索体制の確立を図ることが極めて困難な状況にあります。
このファイリングシステムは迅速な検索、体系的な分類及び文書の減量等に効果的で情報公開制度に適合する文書の管理方法であるとされておりますが、その反面本市のように行政規模が大きく、年間に発生する文書量が多い自治体では専用キャビネットが大量に必要であり、配置スペースの確保が困難な問題もあります。 また、膨大な文書量の整理を含め定着するまでには、長期の準備期間を要することになります。
市と町内会組織との密接な連携を図るため、町内会に配布をお願いする文書量や町内会長並びに地区町内会連合会の事務負担が増加しておりますことから、謝礼金等の見直しを行い、地域のコミュニティ活動をより一層支援してまいります。
しかし、年々増加する文書量から推量しますと、保存場所の確保が困難になることも予測されることから保存年限の見直しを行いまして空きスペースを生みだすなど保存場所の確保について検討し改善を図ってまいりたいと考えておりますので御理解いただきたいと存じます。 ○議長（大平多太男君） 菊地企画部長。 ◎企画部長（菊地賢一君） 〔登壇〕11番八代議員の御質問にお答えいたします。
その後の人口の増加、行政需要の増加に伴う部課等の新設、文書量の増加、ＯＡ機器の導入等によりまして手狭となり、スペース的にも構造的にもほぼ限界に達しております。市民サービスへの影響と将来の新たな行政需要への対応も憂慮される状態となっているところであります。
当市における文書量は膨大であり、さらにクリアしなければならない多くの問題があることも理解しておりますが、59年３月定例会に引き続き質問いたします。前回の質問に対する当時の総務部長の御答弁によりますと、「59年度から５カ年計画で永久保存文書を対象として、マイクロフィルム化を図っている。」
一例を挙げますと永年保存文書については200万ページにわたる文書量となっており、収容スペースの大半を占め、かつ文書の検索に相当の時間を要することからマイクロフィルム化することにより、結果として収容スペースの縮小化を図り、同時に迅速な検索が可能となりますので、昭和59年度から5カ年計画で永年保存文書を対象としてマイクロフィルム化を図っているところでございます。